Referent*in Veranstaltungsmanagement und Drittmittel Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Ca. 3000 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

Referent*in Veranstaltungsmanagement und Drittmittel

Sie suchen eine verantwortungsvolle Position, in der Sie die Sichtbarkeit exzellenter Forschung auf dem Gebiet der Quantenphysik fördern und wissenschaftliche Konferenzen und Events für die internationale Forschungs-Community mit hoher Professionalität planen, steuern und umsetzen wollen? Wir suchen eine/n engagierte/n Referent*in mit Fokus auf Konferenz- und Eventmanagement, PR, Sponsoring, Outreach und Projektmanagement.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Als Teil der Administration der Forschungsgruppe Quantenphysik gehören Sie zu einem engagierten Team, das sich dem erstklassigen Support seiner Wissenschafter*innen verschrieben hat. Gemeinsam setzen wir unsere Expertise in verschiedenen Fachbereichen ein, um unseren Forschenden einen möglichst großen Freiraum für ihre wissenschaftlichen Aufgaben zu ermöglichen. 

Das machen Sie konkret:

• Organisation und Durchführung von wissenschaftlichen Konferenzen und Veranstaltungen (bis hin zu mehreren hundert Teilnehmer*innen)
• Leitung von Projektteams
• Öffentlichkeitsarbeit zur Förderung der Sichtbarkeit von Projekten und Veranstaltungen
• Betreuung und Koordination von Sponsoring-Partnerschaften für Events
• Entwicklung und Umsetzung von Outreach-Maßnahmen für unterschiedlichste Zielgruppen 
• Administration und Koordination von nationalen und internationalen (Drittmittel-) Forschungsprojekten
• Erstellung von Berichten, Präsentationen und Kommunikationsmaterialien
• Zusammenarbeit mit internen und externen Partner*innen sowie Stakeholdern
• Unterstützung und Organisation der Reisetätigkeit unserer Professor*innen und der wissenschaftlichen Gäste inklusive deren Abrechnung

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Abgeschlossenes Studium (Bachelor) oder entsprechend gleichwertige Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im wissenschaftlichen Bereich und Eventmanagement (idealerweise auch in Wissenschaftskommunikation und Projektmanagement)
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Eigeninitiative
• Ausgeprägte Kommunikationskompetenz in einem internationalen Umfeld
• Proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise und Teamfähigkeit
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office und idealerweise Erfahrung mit Management Systemen (Typo 3) und Social Media

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können im gegenseitigen Einvernehmen auch remote arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitärem Background.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 3.131,3 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Lebenslauf und kurzes Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer höchsten Qualifikation
• Referenzen zu den von Ihnen bisher organisierten Veranstaltungen
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Philip Walther

philip.walther@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 04.10.2026

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