Administrative Assistenz im Team Kommunikation und Services Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Ca. 3.000 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun? Wir freuen uns auf motivierte Kolleg*innen, die unser Team mit ihrer persönlichen Expertise unterstützen. Derzeit suchen wir eine

Administrative Assistenz im Team Kommunikation und Services

Im International Office der Universität Wien ist die Stelle einer administrativen Assistenz im Team Kommunikation und Services frei. Die Projektstelle ist zunächst auf 6 Monate befristet und kann danach im gegenseitigen Einvernehmen verlängert werden.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Die Dienstleistungseinrichtung Internationale Beziehungen fungiert als Informationsdrehscheibe und Serviceeinrichtung im Bereich Internationalisierung der Universität Wien:  Sie ermöglicht sowohl Studierenden, Forschenden als auch Lehrenden die Teilnahme an Mobilitätsprogrammen und bietet über die Beteiligung an Netzwerken verschiedene Fördermöglichkeiten zum Aufbau und zur Intensivierung akademischen Austausches.

Das Team Kommunikation und Services besteht derzeit aus vier engagierten Kolleg*innen, die gemeinsam an einer Vielzahl von Aufgaben arbeiten. Dazu gehören die Koordination interner Verwaltungsabläufe, die Umsetzung von Kommunikations- und Awareness-Maßnahmen für unsere Mobilitätsprogramme, das Veranstaltungsmanagement für das International Office sowie die Administration der univie: summer/winter schools.

Ihr Aufgabengebiet:

• Unterstützung des Teams Kommunikation und Services in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten
• Allgemeine Assistenztätigkeiten (Empfang, Bewirtung, Post- und E-Mail-Bearbeitung, etc.)
• Abwicklung von Bestellungen und Buchungen (u.a. Bürobedarf)
• Veranstaltungsorganisation
• Mithilfe bei der Administration der univie: summer/winter schools (Bearbeitung im Mobilitätstool inkl. Zulassung der Teilnehmer*innen, Anlegen der Lehrveranstaltungen in i3v, etc.)
• Unterstützung im Bereich Kommunikation (u.a. Pflegen von Mailverteilern, Durchführung von Massenaussendungen, Beantwortung/Weiterleitung von Erstanfragen, Unterstützung Website)

Ihre Persönlichkeit:

Sie arbeiten strukturiert, sind serviceorientiert und finden kreative Lösungen? Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz? Dann sind Sie in unserem freundlichen und motivierten Team genau richtig! Darüber hinaus freuen wir uns, wenn Ihr Profil folgende Punkte aufweist:

• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Team- und Kommunikationsfähigkeit
• Strukturierter Arbeitsstil und Eigeninitiative
• Einsatzbereitschaft, Selbstständigkeit und Flexibilität
• Matura, Fachmatura; Bachelorstudium wünschenswert

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Ein attraktives Gleitzeitmodell ermöglicht Ihnen eine flexible Arbeitszeiteinteilung.

Inspirierendes Arbeitsklima: In einer der ältesten und größten Universitäten Europas profitieren Sie von vielseitigen Vernetzungsangeboten und einer kollegialen Arbeitsatmosphäre.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz liegt im Herzen Wiens und ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bestens erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von 1.379,60 € brutto/Monat (für 20h) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis, Dienstzeugnisse
• Über unser Jobportal

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Isabella Ritzer

isabella.ritzer@univie.ac.at | +43 1 4277 18201

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 29.03.2026

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