Organisationsassistent*in

Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen eine*n

Organisationsassistent*in

Am Forschungsverbund Kognitionswissenschaft ist die Position einer Organisationsassistent*in zu besetzen. Die ausgeschriebene Stelle umfasst 20 Wochenstunden und ist bis 31. März 2026 befristet.

Sie möchten in einem internationalen, interdisziplinären Umfeld arbeiten und dabei Ihre organisatorischen und administrativen Fähigkeiten einbringen? Dann sind Sie bei uns genau richtig! In dieser Position unterstützen Sie die Leitung eines innovativen Studienprogramms, das Studierende aus verschiedenen Disziplinen zusammenbringt, um die großen Fragen der Wissenschaft zu beantworten.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Als Organisationsassistent*in arbeiten Sie eng mit der administrativen Leitung des Forschungsverbund Kognitionswissenschaft zusammen und übernehmen vielfältige Aufgaben, die zur erfolgreichen Planung und Umsetzung eines internationalen Studienprogramms beitragen. Sie agieren als zentrale Ansprech-person für organisatorische und administrative Belange und unterstützen die Leitung bei der Koordina-tion interner und externer Prozesse.

Das machen Sie konkret:

• Unterstützung der administrativen Leitung bei organisatorischen und administrativen Tätigkeiten.
• Koordination und Kommunikation mit internen und externen Partner*innen, einschließlich Lehrenden, Studierenden und internationalen Institutionen.
• Organisation von Meetings, Workshops und Veranstaltungen im Rahmen der Programmentwicklung.
• Unterstützung bei der Erstellung und Pflege von Programmdokumenten, wie Curricula, Zeitplänen und Informationsmaterialien.
• Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen für die administrative Leitung.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Matura oder gleichwertige Qualifikation und Berufserfahrung.
• Interesse an der Entwicklung und Organisation von akademischen Programmen.
• Sehr gute Englischkenntnisse (schriftlich und mündlich) sowie solide Deutschkenntnisse.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise.
• Hohe Serviceorientierung und Kommunikationsstärke.
• Teamfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit.
• Bereitschaft zur Weiterbildung.

Von Vorteil:

• Kenntnisse der kognitionswissenschaftlichen Landschaft an der Universität Wien (MEi:CogSci, Vienna CogSci Hub).
• Kenntnisse der Kognitionswissenschaft oder eines ihrer Kernbereiche.
• Erfahrung in der Universitätsverwaltung und Kenntnisse universitärer Strukturen und Abläufe.
• Technische Kenntnisse der Universitätsinternen Systeme (i3v, Typo3).

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten, im gegenseitigen Einvernehmen auch gerne in Teilzeit.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.699,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Peter Rantasa

peter.rantasa@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 16.10.2025

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