Organisationsassistent*in Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen eine*n

Organisationsassistent*in

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten, und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können. 

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Am Institut für Südasien-, Tibet- und Buddhismuskunde der Universität Wien gelangt eine Stelle als Organisationsassistent*in zur Ausschreibung. Sie unterstützen unser Team in sämtlichen administrativen Belangen rund um Forschung, Lehre, Personal und Budget. Das Team betreibt neben der Lehre (ein BA-Studiengang, drei MA-Studiengänge sowie Doktorat) Forschung in den Bereichen Tibetologie, Buddhismuskunde sowie Modernes und Vormodernes Südasien. 

Die Stelle ist ehestmöglich zu besetzen und vorerst auf 1 Jahr befristet. Eine anschließende Entfristung ist möglich und wird angestrebt.

Das machen Sie konkret:

• Allgemeine Teamassistenz (Terminkoordination, Post, Koordination von Meetings etc.)
• Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen in allen administrativen Belangen 
• Unterstützung in der Personalverwaltung (Recruiting, Personalaufnahme, Onboarding)
• Unterstützung bei der Veranstaltungsorganisation und -durchführung
• Mithilfe bei der Budgetverwaltung
• Administrative Unterstützung der Lehre 
• Unterstützung bei der Betreuung der Infrastruktur (Inventarverwaltung, Raumverwaltung, Schlüsselmanagement)
• Unterstützung beim Online-Auftritt des Instituts (Website, Social Media)
• Unterstützung bei wissenschaftlichen Publikationen (Korrekturlesen, Redaktionierung, Druckvorlagen, Begleitung des Publikationsvorgangs)

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Berufsbildende bzw. höhere Schule
• Umfassende EDV-Anwenderkenntnisse (MS Office)
• Gute Englischkenntnisse
• Sehr gute Deutschkenntnisse
• Erfahrung in der Abwicklung von administrativen Aufgaben und der Organisation von Prozessen

Von Vorteil sind: 

• Kenntnisse der universitären Strukturen und Abläufe bzw. Erfahrung in der universitären Verwaltung

Ihr besonderer Arbeitsstil: 

• Organisationsfähigkeit
• Selbständigkeit
• Belastbarkeit
• Hohe schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• Hohe Service- und Kund*innenorientierung
• Teamfähigkeit
• Flexibilität
• Bereitschaft zur Weiterbildung

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,20 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnisse Ihrer Qualifikationen
• Ggf. Nachweise über berufliche Vorerfahrung
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Jim Rheingans

jim.rheingans@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 05.07.2026

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