Organisationsassistent*in Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Ca. 3000 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

Organisationsassistent*in

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können. 

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Am Institut für Geschichte der Historisch-Kulturwissenschafltichen Fakultät ist die Stelle einer Organisationsassistentin/eines Organisationsassistenten für die Arbeitsbereiche Österreichische Geschichte und Neuere Geschichte ehestmöglich zu besetzen.

Die Stelle ist vorerst auf ein Jahr befristet, eine Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis ist möglich.

Das machen Sie konkret:

• Administration von Drittmittelprojekten
• Betreuung der Homepage
• Allgemeine Verwaltungsaufgaben (u:cris)
• Erstellen und Verwalten von Datenbanken
• Korrekturlesen und redaktionelle Bearbeitung wissenschaftlicher Texte, Vorträge, Power Point Präsentationen (Englisch)
• Vorbereitung der Druckvorlagen, Abwicklung des Publikationsvorgangs
• Mithilfe bei der Abwicklung der Stipendien, Sommerkurse etc.
• Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter/innen in allen administrativen Belangen, besonders auch bei der Begleitung von Lehrveranstaltungen
• Aufbereitung von Materialien für E-Learning
• Betreuung von Gastvortragenden
• Mithilfe bei der Organisation von Tagungen, Kongressen, Meetings etc.
• Prüfungsverwaltung der Lehrbereiche (Vorbereitung der Prüfungsunterlagen, Protokollierung der Noten etc.)

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• • Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen / universitären Kontext in den Geisteswissenschaften)
  • Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss und langjährige Office Erfahrung
  • Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Excel und Power Point)
  • Sehr gutes Deutsch und solide Englischkenntnisse (ab B 2 Level)
  • Erfahrung mit Content Management Systemen (z.B. Typo 3) & Social Media
  • Erfahrung in der Nutzung von KI Tools für administrative Abläufe und zur Unterstützung von wissenschaftlicher Recherche

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können im gegenseitigen Einvernehmen auch remote arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.) 
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Martina Kaller

martina.kaller@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 16.10.2026

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