Organisationsassistent*in Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

Organisationsassistent*in

Am Department für Verhaltens- und Kognitionsbiologie ist mit 01.10.2026 als Karenzvertretung die Stelle eines*einer Organisationsassistent*in im Ausmaß von 20 Stunden pro Woche zu besetzen. Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten, dann "Willkommen im Team"!

Die Stelle ist bis 22.11.2027 - mit der Möglichkeit auf Verlängerung - befristet.

Bereich:

Sie ergänzen und verstärken das Administrationsteam am Department für Verhaltens- und Kognitionsbiologie und führen Verwaltungsaufgaben rund um Personal, Budget und Lehre eigenständig durch.

Das machen Sie konkret:

• Sie unterstützen die Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben sowie in allgemeinen Verwaltungsaufgaben.
• Sie haben eine eigenständige Koordinationsfunktion hinsichtlich der verwaltungstechnischen Abwicklung von Personalagenden sowie den Finanzagenden des Fachbereichs (Projektbudgets).
• Sie übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.) sowie allgemeine administrative Aufgaben (Bestellungen, Versand, Post, Keycard-Verwaltung, Protokollierung etc.)
• Sie sind Reise- und Zeitbeauftragte, überprüfen und verwalten Reiseanträge, Reiseabrechnungen, Freistellungen, Arbeitszeitaufzeichnungen etc.
• Sie unterstützen im Forschungsbetrieb (Inventarisierung, Datenerfassung/-verwaltung (u:cris), Unterstützung bei der Organisation von Tagungen, Workshops, Symposien, etc) und betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperations-partner*innen.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/ universitären Kontext)
• Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss und langjährige Office Erfahrung
• Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Excel und Power Point)
• Sehr gutes Deutsch und solide Englischkenntnisse (ab B 2 Level)
• Erfahrung mit SAP ist von Vorteil

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Muss-Kriterien:

• Sie sind engagiert, zuverlässig und strukturiert in ihrer Arbeitsweise und zeichnen sich aus durch eine hohe Eigenmotivation bei der Arbeit.
• Sie besitzen die Matura (AHS, HAK, HBLA) oder eine gleichwertige Qualifikation.
• Sie haben eine hohe schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit mit exzellenten Deutschkenntnissen und idealerweise sehr guten Englischkenntnissen.
• Sie haben sehr gute EDV-Anwenderkenntnisse in den gängigen Anwenderprogrammen (zum Beispiel Word, Excel und Power Point) und können sich schnell in neue Softwareprogamme einarbeiten.
• Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

SOLL-Kriterien:

•  Sie haben eine freundliche und zuvorkommende Wesensart.
• Sie sind flexibel und haben eine hohe Bereitschaft zur Einarbeitung neuer Themenbereiche.
• Sie haben Berufserfahrung wie zum Beispiel im Office-Management.
• Kenntnisse von universitären Verwaltungsabläufen sind von Vorteil.
• Kenntnisse von universitätsspezifischen EDV-Anwenderkenntnissen sind von Vorteil – i3v, SAP.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten, im gegenseitigen Einvernehmen auch gerne in Teilzeit.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot.

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,2  (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

•     Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
•     Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
•     Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Eva Millesi

eva.millesi@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 29.07.2026

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