Kündigungsschreiben
So schreiben Sie eine wirksame Kündigung
Eine Kündigung muss immer schriftlich erfolgen. © Pichsakul Promrungsee / iStock.com
Möchten Arbeitnehmende ihr Arbeitsverhältnis kündigen, müssen sie ein Kündigungsschreiben verfassen. Über Inhalte, Formales sowie weitere Tipps. Plus: Eine Vorlage zum kostenlosen Download.
Aktualisiert: 19.03.2024
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Kündigung des Arbeitsvertrags: Rechtliche Vorgaben
Wenn die Motivation im Job nachlässt, neue berufliche Herausforderungen gewünscht sind oder das Arbeitsumfeld nicht mehr stimmt, ist es an der Zeit, das Unternehmen zu verlassen. Unerlässlich für den Austritt aus einem Unternehmen ist die Kündigung. Doch wie geht das eigentlich, richtig kündigen?
Voraussetzung ist ein wirksames Kündigungsschreiben. Folgende Punkte sind dabei zu beachten:
- Schriftform: Eine Kündigung muss schriftlich erfolgen, § 623 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB). Eine mündliche Kündigung oder eine Kündigung via E-Mail reichen nicht aus. Die Kündigung muss dem Arbeitgeber in Briefform zugehen.
- Inhalt: Im Kündigungsschreiben braucht kein Grund für diesen Schritt zu stehen. Das Schriftstück sollte freundlich und seriös formuliert sein – schließlich weiß niemand, was die Zukunft bringt und ob man einer früheren Führungsperson später noch einmal über den Weg läuft. Auch das Datum der Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist im Kündigungsschreiben anzugeben. Eine Kündigung „zum nächstzulässigen Termin“ist ebenfalls möglich, wenn den Adressat:innen die Dauer der Kündigungsfrist bekannt oder bestimmbar ist.
- Unterschrift: Die Kündigung muss eigenhändig und mit vollem Namen unterschrieben sein.
- Kündigungsfrist: Die Kündigung muss fristgerecht beim Arbeitgebenden eingehen.
- Art und Nachweis der Zustellung: Wer kündigt, sollte sicherstellen, dass die Kündigung ankommt. Am besten ist es, das Schreiben persönlich in der Personalabteilung abzugeben und sich den Empfang schriftlich bestätigen zu lassen oder jemanden mitzunehmen, um die Abgabe zu bezeugen. Ist eine persönliche Abgabe nicht möglich, sollte die Kündigung postalisch als Einschreiben mit Rückschein an den Arbeitgebenden gesendet werden. Eine Empfangsbestätigung bestätigt allerdings nur, dass der Brief tatsächlich angekommen ist. Sie sagt nichts darüber aus, ob die Kündigung wirksam erfolgt ist. Auch mit Empfangsbestätigung kann es also sein, dass die Kündigung beispielsweise durch Formfehler unwirksam ist.
Achtung: Eine sonstige Empfangsbestätigung durch den Arbeitgebenden ist rechtlich nicht vorgegeben, sondern erfolgt freiwillig. Wichtig ist, dass in einem solchen Schriftstück das Kündigungsdatum bestätigt wird.
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Aufbau und Inhalt eines Kündigungsschreibens
Eine Kündigung schreibt man nicht jeden Tag. Und bei aller Freude auf einen Neubeginn fällt es vielen oft schwer, aus dem Unternehmen auszuscheiden. Manchmal ist dieser Schritt aufwühlend. Trotzdem muss das Schriftstück allen Anforderungen standhalten und das Arbeitsverhältnis sauber und ohne Groll beenden. Hilfreich sind folgende Überlegungen:
- Persönliches Gespräch vorab: Eine Kündigung kann das Verhältnis zur Führungsetage belasten. Um Arbeitgeber:innen nicht vor den Kopf zu stoßen und vor vollendete Tatsachen zu stellen, kann es für Arbeitnehmende sinnvoll sein, vorab um ein persönliches Gespräch zu bitten. So erhalten sie die Chance, sich zu erklären und die Gründe für den Schritt darzulegen.
- Kurze, sachliche und präzise Formulierungen: Das Kündigungsschreiben sollte kurzgehalten sein. Konjunktive sind zu vermeiden. So heißt es: „Ich kündige.“ statt „Ich würde/möchte kündigen.“ Emotionale Äußerungen oder Erklärungen sowie Kritik gehören nicht in eine Kündigung. Stattdessen sind eindeutige und neutrale Aussagen gefragt.
Ein Kündigungsschreiben muss wie folgt aufgebaut sein:
- Adresszeile: Oben stehen die Angaben des oder der Absender:in, dann folgen Name, Funktionsbezeichnung und Firmenanschrift der oder des Vorgesetzte:n oder der Ansprechperson aus der Personalabteilung.
- Ort und Datum
- Betreffzeile: Hier sollte klar werden, dass es um die Kündigung eines bestimmten Arbeitsvertrags geht. Möglich ist es, das Datum des Vertrags zu nennen, um etwaige Unklarheiten zu vermeiden.
- Möglichst personalisierte Anrede: Die Kündigung sollte möglichst personalisiert sein. Wer keine direkte Ansprechperson hat, kann hier auch allgemein bleiben und die Kündigung beispielsweise an Mitarbeitende der Personalabteilung oder an das Management richten.
- Hauptteil: Wie oben erwähnt, sollte der letzte Tag des Arbeitsverhältnisses als Zeitpunkt der Wirksamkeit der Kündigung genannt sein. Es reicht die Formulierung „zum nächstmöglichen Zeitpunkt“, wenn der angesprochenen Person die Dauer der Kündigungsfrist bekannt oder diese bestimmbar ist. Der Hauptteil sollte knapp, präzise und eindeutig ausfallen. Einer Bitte um schriftliche Bestätigung der Kündigung muss die adressierte Person nicht nachkommen. Der Nachweis ist jedoch sinnvoll, weil er den fristgerechten Eingang des Kündigungsschreibens belegt. Zudem sollte der Hauptteil die Forderung nach einem schriftlichen, qualifizierten Arbeitszeugnis enthalten, auf das Arbeitnehmer:innen nach § 630 BGB einen Anspruch haben.
- Schlussformel und eigenhändige Unterschrift: Ein Dank und gute Wünsche für die Zukunft runden das Schreiben ab, mag das Verhältnis zwischen den Vertragsparteien auch angespannt sein. Unter jede Kündigung gehört zudem zur Wirksamkeit eine eigenhändige Unterschrift.
Die Informationen auf dieser Seite sowie das Muster im Downloadbereich ersetzen keine anwaltliche Beratung. Für die Richtigkeit übernehmen wir keine Gewähr.
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