Projektmanager:innen sind ein Bindeglied zwischen zahlreichen Abteilungen und koordinieren die Zusammenarbeit der unterschiedlichen Gewerke. Als Ansprechpartner für den Kunden oder die Unternehmensführung müssen sie diesen jederzeit Auskunft über den Projektstand geben können.
Abzugrenzen ist das Berufsbild des Projektmanagers von dem Produkt- und dem Prozessmanager, auch wenn diese ähnlich interdisziplinär arbeiten. Der Produktmanager oder die Produktmanagerin hat seinen Fokus jedoch nicht auf dem Internen, sondern auf dem Markt und damit auf Abnehmer, Preis, Werbung etc. Der Prozessmanager oder die Prozessmanagerin wiederum ist für das Anforderungsmanagement zuständig, sodass mit den Projekten die gewünschten Ziele und Verbesserungen erreicht werden.
Viele Projektmanager:innen arbeiten freiberuflich. Interims-Projektmanager sind durchaus gefragt: Es liegt in der Natur der Sache, dass Projekte endlich sind. Und werden zudem einmalig sehr spezielle Fähigkeiten benötigt, entscheiden sich viele Unternehmen gegen eine dauerhafte Einstellung. Wer nachweisen kann, dass er in der Vergangenheit ähnliche Vorhaben zum Erfolg geführt hat, hat dann beste Aussichten temporär an Bord geholt zu werden.
Aufgaben eines Projektmanagers oder einer Projektmanagerin
Der Projektleiter oder die Projektleiterin gehört zu den ersten Beteiligten an einem neuen Projekt und wirkt in der Regel auch an dessen Definition mit. Zu dieser ersten Phase gehören die folgenden Punkte:
- Zieldefinition, inklusive der Termin- und Kostenziele
- Risikoanalyse
- Prüfen der Ressourcen
- Grobe Planung
Sind diese Schritte gemacht, steht die Planungsphase an. Sie umfasst für den Projektmanager oder Projektmanagerin:
- Zusammenstellung des Teams inklusive Ressourcenplanung
- Abgrenzen der Verantwortungsbereiche
- Aufspaltung in Teilprojekte
- Erstellen eines genauen Budgetplans
Während der Umsetzung des Vorhabens haben Projektleiter:innen diese vier Aufgaben:
- Teamentwicklung
- Controlling
- Risikomanagement
- Dokumentation
Mit Abschluss des Projektes stehen für den Projektmanager noch an:
- Endabnahme
- Analyse des Projektverlaufs und Ableiten von Optimierungsmöglichkeiten
Projektmanager: Karrierestufen
Ob ein:e Projektmanager:in nur für einen Teilbereich zuständig ist, ein ganzes Projekt steuert oder sogar die Verantwortung für mehrere übernimmt, hängt neben dem Umfang der Aufgaben im Wesentlichen von seiner Erfahrung ab. Entsprechend dürfen Senior Projektmanager aber auch mit einem deutlich großzügigeren Gehalt rechnen. Karrierestufen von Projektleiter:innen sind für gewöhnlich
- Projektmitarbeiter:in / Trainee
- Teilprojektleiter:in / Junior Projektmanager:in
- Projektleiter:in / Senior Projektmanager:in
Welche Voraussetzungen muss ein Projektmanager mitbringen?
Wie sich an seinen unterschiedlichen Aufgaben ablesen lässt, muss ein:e Projektmanager:in recht viele Voraussetzungen erfüllen, um seinen Job erfolgreich zu meistern. Am wichtigsten ist für jemanden, der so viele Fäden in der Hand hält, ein ausgeprägtes Organisationstalent. Da diese Fäden aus den unterschiedlichsten Abteilungen zusammenlaufen, ist zudem interdisziplinäres Denken gefragt: Der Projektmanager muss sich in alle Kollegen mit ihren Bedürfnissen hineinversetzen können. Fachlich braucht er dabei nicht der Versierteste zu sein, doch sollte er einen guten Überblick über die Facetten seines Projektes haben.
Da in kaum einem Projekt alles nach dem ursprünglich aufgesetzten Plan verläuft, sind zudem Flexibilität, Eigeninitiative und Problemlösungsfähigkeiten nötig, um es trotzdem auf Kurs zu halten. Belastbarkeit und ein positiver Umgang mit Stress bilden dafür eine gute Grundlage. Wer angesichts der Unsicherheit, was wohl der nächste Tag bereithalten mag, nicht schlafen kann, der sollte sich dagegen in einem anderen Berufsfeld umsehen.
Auf kommunikativer Ebene muss sich ein:e Projektmanager:in auf unterschiedliche Zielgruppen einstellen und die ungeduldige Geschäftsführerin genauso abholen wie den verzweifelten Kollegen. Dies erfordert Souveränität und Empathie. Da ein Projektleiter oder eine Projektleiterin Mitglieder aus vielen Abteilungen steuern muss, ohne diesen vorgesetzt zu sein, sollte er zudem ein gewisses Durchsetzungsvermögen mitbringen.
Um die nächsten Karrierestufen zu erklimmen, hilft schließlich eine große Portion Kritikfähigkeit. Denn nur wenn ein:e Projektmanager:in aus seinen Fehlern lernt, wird er effizienter und empfiehlt sich für neue Aufgaben.
Für das Steuern kleinerer und größerer Vorhaben sollten Projektmanager:innen die übliche Software in ihrem Bereich problemlos bedienen können. Manche Arbeitgeber fordern auch konkretes methodisches Wissen, etwa in Scrum, einem weit verbreiteten Vorgehensmodell. Weiterhin werden Projektmanager:innen mit großer Wahrscheinlichkeit immer mal wieder Excel-Tabellen und PowerPoint-Präsentationen erstellen müssen, sodass sie auch die Programme aus dem MS-Office-Paket beherrschen sollten.
Zusätzliche Punkte im Anforderungsprofil sind schließlich sehr stark abhängig von der konkreten Position: Während manche Projektleiter:innen beispielsweise nur im Büro die Fäden zusammenhalten, besuchen andere verschiedene Standorte. In dem Fall sind Reisebereitschaft und – bei global agierenden Unternehmen – unter Umständen auch verschiedene Fremdsprachenkenntnisse gefragt.
Wie wird man Projektleiteroder Projektleiterin?
Die genannten Soft Skills sind für Unternehmen, die einen Projektmanager oder eine Projektmanagerin suchen, oft das Ausschlaggebende und Bewerber:innen sollten sie gut belegen können. Daneben enthalten die Anforderungsprofile in Stellenanzeigen aber natürlich auch verschiedene Hard Skills.
Viele Projektleiter:innen sind Quereinsteiger
Den klassischen Ausbildungsweg gibt es für Projektmanager dabei nicht, da nur wenige Studiengänge direkt auf dieses Berufsbild ausgerichtet sind. – viele sind Quereinsteiger:innen mit einem dem Bereich entsprechenden Fachstudium, beispielsweise eine Bauingenieurin oder einen Informatiker.
Gute Chancen haben grundsätzlich auch Bewerber:innen, die in ihrem Studium – etwa dem der Wirtschaftswissenschaften – analytisches Denken und Transferleistungen beweisen mussten. Für diese gibt es verschiedene nebenberufliche Fortbildungsmöglichkeiten, wenn sie sich in Richtung Projektmanagement entwickeln möchten.
Manche Unternehmen geben ihren Mitarbeitern jedoch auch ohne offizielle Weiterbildung die Chance, Projektmanagement zu übernehmen. Hierfür kann es hilfreich sein, sein Talent an anderer Stelle unter Beweis zu stellen, beispielsweise bei der Organisation des Sommerfestes oder dem Leiten einer Arbeitsgruppe.
