Homeoffice
Arbeiten von zu Hause aus: Rechte und Pflichten
Homeoffice: Wann und wie ist es sinnvoll? © Drazen Zigic / iStock
Arbeiten am eigenen Schreibtisch von zu Hause aus – für viele eine Wunschlösung. Über Rechte und Pflichten, Vor- und Nachteile, den perfekten Arbeitsplatz und die Frage nach der Pauschale für die Steuererklärung.
Aktualisiert: 24.10.2023
Homeoffice: Definition und Zahlen
Arbeiten am eigenen Schreibtisch von zu Hause aus – das ist Homeoffice. Noch vor einigen Jahren die Ausnahme, gehört es mittlerweile für viele Arbeitnehmer:innen zum Alltag. Durch die Schutzmaßnahmen in der Corona-Pandemie wurde das Arbeiten daheim zur Normalität. Doch wie sieht es nach der Pandemie aus? Möchten Arbeitnehmer:innen zurück ins Büro? Oder arbeiten sie lieber von zu Hause aus?
Laut Arbeitskräfteerhebung des Statistischen Bundesamts haben im Jahr 2022 fast ein Viertel (24,2 Prozent) aller Erwerbstätigen im Alter von 15 Jahren und älter in Deutschland von zu Hause aus gearbeitet. Im Jahr 2021, als pandemiebedingte Schutzmaßnahmen galten, waren es 24,9 Prozent. Die Quote von Arbeitnehmer:innen im Homeoffice ist damit auch nach Corona kaum zurückgegangen. Allerdings ist der Anteil derer, die jeden Arbeitstag in den eigenen vier Wänden verbringen, geschrumpft. 2021 war das jede zehnte berufstätige Person (10,1 Prozent), 2022 nur noch 7,4 Prozent der Erwerbstätigen.
Die Zahlen der Statistiker zeigen ganz klar: Corona war der Homeoffice-Treiber. Denn der Anteil der Erwerbstätigen im Homeoffice hat sich gegenüber dem Vor-Corona-Niveau fast verdoppelt. Im Jahr 2019 waren es lediglich 12,9 Prozent der Erwerbstätigen, die in den eigenen vier Wänden gearbeitet haben, im ersten Jahr der Pandemie (2020) lag ihr Anteil bei 21,0 Prozent.
Arbeitnehmer:innen in Deutschland möchten also auch weiterhin die Möglichkeit haben, zu Hause zu arbeiten. Ganz anders sieht es eine größere Zahl von Geschäftsführern großer Unternehmen. Sie bevorzugen ihre Mitarbeitenden vor Ort. Das ergab eine Umfrage der Unternehmensberatung KPMG aus dem Jahr 2023, in der 1.325 CEOs aus elf Ländern befragt wurden, auch aus Deutschland. Fast zwei Drittel wollen demnach auf Remote-Arbeit künftig komplett verzichten. 68 Prozent der Befragten aus Deutschland nehmen an, dass ihre Angestellten innerhalb der nächsten drei Jahre wieder Vollzeit ins Büro zurückkehren werden.
Die Unterschiede zum mobilen Arbeiten
Homeoffice ist nicht mit mobilem Arbeiten gleichzusetzen. Wer im Homeoffice ist, erbringt seine Arbeitsleistung an einem fest eingerichteten Platz außerhalb des Büros. Mobile Arbeit meint wiederum, dass Arbeitnehmer:innen an unterschiedlichen Orten arbeiten. Das kann sowohl in der Bahn, im Hotelzimmer als auch im Café sein.
Damit gehen unter anderem folgende Unterschiede einher:
- Im Homeoffice gelten die gleichen arbeitsschutzrechtlichen Vorschriften bezüglich des Arbeitsplatzes wie bei der klassischen Büroarbeit. Die Arbeitsstättenverordnung regelt, dass Arbeitgeber dafür verantwortlich sind, im Homeoffice die gleichen Sicherheits- und Arbeitsschutzstandards zu installieren. Beim mobilen Arbeiten hingegen können allein aus rein praktischen Gründen nicht alle Regelungen eingehalten werden. Denn wer kann schon dafür einstehen, dass die Stühle im Hotel ergonomischen Vorgaben entsprechen?
- Beim Homeoffice müssen Arbeitgeber außerdem Möbel und Arbeitsmittel zur Verfügung stellen. Für das mobile Arbeiten reicht hingegen in der Regel ein funktionsfähiger Laptop. Homeoffice ist für Unternehmen damit kostenintensiver als mobiles Arbeiten.
Arbeiten zu Hause: Recht oder Pflicht?
Eine Pflicht zur Arbeit von zu Hause aus gab es allein im Zuge der Corona-Schutzmaßnahmen. Arbeitnehmer:innen haben mittlerweile keinen gesetzlichen Anspruch auf Homeoffice mehr. Umgekehrt heißt das, dass Arbeitgeber ihre Mitarbeitenden nicht grundlos nach Hause zum Arbeiten schicken können.
Nur in Ausnahmesituationen wie zum Beispiel einem Lockdown, oder als Vorsichtsmaßnahme, etwa bei der Rückkehr aus einem Risikogebiet und zum Schutz der übrigen Arbeitnehmer:innen, können Arbeitgeber das heimische Arbeiten anordnen und zur Pflicht machen. Dann müssen allerdings die Voraussetzungen für ein reibungsloses Arbeiten im Homeoffice gegeben sein.
Das Thema Homeoffice muss auch nicht im Arbeitsvertrag stehen. Möchten Arbeitnehmer:innen ihre Aufgaben lieber in den eigenen vier Wänden erledigen, müssen sie das mit ihrem Chef aushandeln. Stimmt er zu, sollten beide Parteien individuelle Regelungen hierüber im Arbeitsvertrag oder in einer separaten Vereinbarung festhalten. So sind Absprachen zum zeitlichen Umfang, den genauen Aufgaben oder zur Erreichbarkeit am heimischen Arbeitsplatz durchaus sinnvoll.
Steuererklärung: Die Homeoffice-Pauschale
Arbeitnehmer:innen, die gern von zu Hause arbeiten, können seit Januar 2023 bis zu 1.260 Euro in ihrer Einkommenssteuererklärung geltend machen. Diese sogenannte Homeoffice-Pauschale begünstigt 210 Tage im Homeoffice mit einem täglichen Betrag in Höhe von sechs Euro, der von der Steuer abgesetzt werden kann. Diese steuerliche Entlastung gilt auch dann, wenn Arbeitnehmer:innen kein separates Arbeitszimmer zur Verfügung steht.
Die Pauschale gehört zu den Werbungskosten. Sie wird in die Werbungskostenpauschale eingerechnet und nicht zusätzlich gewährt. Nur wer Werbungskosten nachweisen kann, die die Werbungskostenpauschale übersteigen, kann die Homeoffice-Pauschale zusätzlich anrechnen.
Entsprechende Angaben gehören in der Steuererklärung in Anlage N (Zeile 45) bei den Werbungskosten. Unter den Punkt Homeoffice-Pauschale müssen Arbeitnehmer:innen die Anzahl der Tage eintragen, an denen sie ausschließlich im Homeoffice gearbeitet haben.
Wichtig: Sofern ihnen ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, dürfen sie an den Tagen, für die die Homeoffice-Pauschale geltend gemacht wird, keine Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte geltend machen.
Homeoffice einrichten: Wie muss der Arbeitsplatz aussehen?
Der Arbeitsort zu Hause sollte möglichst ruhig und separat liegen, damit Arbeitnehmer:innen konzentriert arbeiten können. Eine gute Internetverbindung ist unerlässlich. Zudem sollten Arbeitnehmer:innen im Homeoffice sicherstellen, dass sie den Datenschutz einhalten können. Wer neugierige Nachbarn und eine hellhörige Wohnung hat, könnte Probleme bekommen, wenn er über sensible Themen spricht. Fremde Personen dürfen weder Telefonate mithören noch auf den Bildschirm blicken können.
Zu einem guten Arbeitsplatz gehört zudem ein guter Schreibtisch. Ein höhenverstellbares Modell lässt sich an verschiedene Bedürfnisse anpassen. Ein ergonomisch passender Stuhl ist ebenfalls wichtig – und schont den Rücken. Außerdem wichtig: Helligkeit. Eine zusätzliche Schreibtischlampe oder eine spezielle Tageslichtlampe lassen nicht so leicht Müdigkeit aufkommen.
Unerlässlich ist ein funktionierender Laptop. Besonders wer regelmäßig viele Programme öffnet, sollte sich überlegen, ob ein zusätzlicher Monitor sinnvoll sein kann, um nicht den Überblick zu verlieren.
Das zahlt der Arbeitgeber
Durch die Arbeit im Homeoffice dürfen Arbeitnehmer:innen keine zusätzlichen Kosten entstehen.
Das heißt: Wenn es Arbeitnehmer:innen ins Homeoffice zieht, muss der Arbeitgeber prinzipiell Mobiliar bereitstellen, das den Anforderungen an den Arbeitsschutz entspricht. Doch es muss nicht alles neu angeschafft werden: Eignen sich bereits vorhandene Möbelstücke, können Arbeitnehmer:innen sie in Absprache mit ihrem Arbeitgeber ebenfalls nutzen.
Arbeitgeber haben überdies die Kosten für die Wartung und Pflege von technischen Geräten und Mobiliar zu tragen. Gleiches gilt für Büromaterial wie Druckerpapier.
Vor- und Nachteile von Homeoffice
Das Arbeiten zu Hause hat viele Vorteile. Zu ihnen zählen unter anderem:
- Kein Arbeitsweg: Staus, Schienenersatzverkehr, volle S-Bahnen und verpasste Busse gehören der Vergangenheit an. Das macht den Start in den Tag entspannter – und spart Zeit, Benzin- sowie andere Fahrtkosten.
- Weniger Ablenkung: Kein Flurfunk, kein Tratsch am Kaffeeautomaten. Die Zeiten mit Kolleg:innen beschränken sich im Homeoffice häufiger auf für die Arbeit relevante Themen.
- Kein Großraum-Lärm: Das Arbeiten zu Hause läuft in der Regel ruhiger und konzentrierter ab, wenn keine nervigen Telefonate oder Gespräche von Tischnachbarn stören oder der Drucker dauernd rattert. Auch das steigert die Produktivität.
Doch das heimische Arbeiten kann auch negative Seiten haben:
- Isolation: Alleine vor dem Rechner zu sitzen, sich bei jedem Anliegen umständlich Nachrichten schreiben oder einen Telefontermin vereinbaren zu müssen – all das führt zu weniger Austausch unter den Kolleg:innen und zu einer Art Vereinsamung. Beides kann sich negativ auf Produktivität und Stimmung auswirken.
- Ablenkungen: Homeoffice verlangt ein gutes Zeitmanagement, eine höhere Selbstständigkeit und die Fähigkeit, sich selbst zu motivieren. Zu Hause ist es viel schwieriger, sich von Hausarbeit, Kindern, Freunden und Co. nicht ablenken zu lassen und diszipliniert am Schreibtisch zu bleiben.
- Fehlende Ausgewogenheit zwischen Arbeits- und Privatleben: Vor dem Schlafengehen noch kurz Mails checken, eine Aufgabe schnell im Vorbeigehen erledigen – im Homeoffice fällt es vielen schwer, den Laptop komplett auszustellen und auf Freizeit umzuschwenken. Das liegt eben auch daran, dass der Arbeitsweg fehlt und es wenig Abstand zwischen privatem und geschäftlichem Umfeld gibt. Die Überstunden werden so schnell mehr, aber oft weniger wahrgenommen. Die Work-Life-Balance leidet.
Arbeitsunfall, Internetausfall, Zeiterfassung: Rechtliche Fragen
Diese rechtlichen Besonderheiten ergeben sich aus dem Arbeiten im Homeoffice:
- Arbeitszeiterfassung: Auch im Homeoffice gilt die Pflicht zur Zeiterfassung, sofern sie umsetzbar ist. Ist eine Erfassung nicht möglich, kann der Arbeitgeber anordnen, dass Mitarbeiter:innen sich zu Beginn und am Schluss des Arbeitstages melden.
- Arbeitsunfall: Wer als Angestellter vor Ort im Unternehmen arbeitet, ist automatisch gesetzlich unfallversichert. Für das Homeoffice gilt seit 2021 eine Neuerung: Der Unfallversicherungsschutz beschränkt sich seitdem nicht mehr nur auf die sogenannten Betriebswege, zum Beispiel den Weg zum Drucker oder zum Schrank mit Bürounterlagen. Vielmehr besteht der gleiche Unfallversicherungsschutz im Homeoffice wie bei der Arbeit im Betrieb. Zudem sind Beschäftigte, die im Homeoffice arbeiten und ihre Kinder zur Betreuung bringen oder sie von dort abholen, ebenfalls abgesichert.
- Internetausfall: Doch was ist, wenn im Homeoffice das Internet ausfällt und so das Arbeiten unmöglich wird? Sind im Arbeitsvertrag keine expliziten Regelungen für einen eventuellen Ausfall des Internets getroffen, trägt der Arbeitgeber das Risiko, so die herrschende Meinung. Das gilt auch für den Fall, wenn Strom, Server oder der Computer ausfallen. Anders ist es nur, wenn Arbeitnehmer:innen den Ausfall schuldhaft verursacht haben.
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