Roadmap erstellen: Darauf kommt es an
Um die benötigten Ressourcen abschätzen zu können, ist es hilfreich, eine Roadmap zu erstellen, die alle Abteilungen einer Organisation einbezieht. Bei einer Roadmap handelt es sich um eine grafische Übersicht über ein Projekt, die Ziele, Meilensteine und Ergebnisse abbildet – also eine grobe Orientierungshilfe über den gesamten Fahrplan eines Projekts. Dadurch können Aufgaben klar priorisiert und Ressourcen über die verschiedenen Abteilungen und Geschäftsbereiche hinweg zugeteilt werden.
Eine Roadmap ist jedoch nicht in Stein gemeißelt. Weder muss sie in einer starren Struktur angelegt werden noch ist sie unveränderbar. Sie sollte immer auf das jeweilige Projekt so angepasst werden, dass es dieses bestmöglich abbildet. Es gibt aber ein paar Dinge, die sich in nahezu jeder Roadmap wiederfinden. Dazu gehören
- eine Projektzeitleiste, die Anfang und – sofern zeitlich begrenzt – Ende des Projektes festlegt
- zu erreichende Ziele, Zwischenziele und Meilensteine inklusive Priorisierung
- Zuteilung der verfügbaren Ressourcen für die verschiedenen Aufgaben.
Nun kommt es immer wieder vor, dass die Vorgaben der Roadmap aus verschiedensten Gründen nicht eingehalten werden können, sei es aufgrund einer Krankheitswelle oder wegen Lieferschwierigkeiten zwingend benötigter Produkte.
Insofern sollte eine Roadmap agil angelegt sein, Puffer haben und auf notwendige Verschiebungen reagieren können. Gerade für Anforderungen, die in weiterer Zukunft liegen, sollte gelten, dass es sich hier eher um Ideen und Überlegungen handelt, die immer wieder hinterfragt und gegebenenfalls komplett geändert werden, wenn neue Voraussetzungen vorliegen.
Personelle Ressourcen richtig einsetzen
Für eine gute Kalkulation der Ressourcen sind Mitarbeitende und ihre Arbeitszeiten ganz entscheidend. Vom verfügbaren Personal hängt maßgeblich ab, wie schnell ein Projekt fortschreiten kann und ob die vertraglichen Verpflichtungen erfüllbar sind, die im Rahmen von Projekten gegenüber Kunden festgelegt wurden. Zudem sind personelle Ressourcen kostenintensiv, sodass in diesem Bereich auch aus wirtschaftlichen Gründen eine möglichst effiziente Planung ganz wesentlich ist.
Zunächst muss der Kapazitätsbedarf erfasst werden: Wie viele Mitarbeitende können für das Projekt in Beschlag genommen werden? In welchen Zeiträumen können sie arbeiten? Welche Urlaubs-, Krankheits- und sonstige Fehlzeiten sind zu berücksichtigen? Müssen Aufgaben an externe Kräfte outgesourct werden?
Anschließend müssen die verfügbaren Personen in Teams eingeteilt werden, inklusive fester Aufgaben und Rollenzuweisungen. Schließlich wird aus den zur Verfügung stehenden Informationen ein sogenannter Belegungsplan erstellt, aus dem auf den ersten Blick hervorgeht, welche personelle Ressource zu welchem Zeitpunkt welcher Aufgabe zugeordnet ist.
Idealerweise sollten bei der Kapazitätsplanung der Mitarbeiterinnen auch die Kosten des Personals erfasst und bewertet werden. Erfordert ein Projekt viele Mitarbeiter aus dem oberen Gehaltssegment oder lassen sich viele Aufgaben von Hilfskräften oder Studierenden erledigen? Das ist wichtig, um Make-or-Buy-Entscheidungen seriös treffen zu können.
Ressourcenplanung: Methoden und Tools
Moderne Ressourcenplanung im Projektmanagement ist selbstverständlich digital. Softwaretools bieten in Echtzeit einen transparenten Überblick über die Verfügbarkeit aller Ressourcen. Alle Projektverantwortlichen können über die Applikation Informationen wie den Bedarf oder eine Prognose visualisiert abrufen und die Kapazitätsplanung aktualisieren.
Zudem helfen Tools auch bei der Analyse im Nachgang, ob die Ressourcenplanung als erfolgreich bewertet werden kann oder nicht. Und nicht zuletzt kann eine solche Applikation dabei behilflich sein, anhand relevanter Key Performance Indicators (KPI) Kostentreiber in Projekten zu entdecken und einzelne Segmente zu optimieren.